INFORMATIVA RESA AI SENSI DEGLI ART. 13-14 DEL GDPR (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION) 2016/679
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito, anche, il “GDPR”) Le forniamo la presente informativa che viene resa con riferimento ai trattamenti di dati personali effettuati attraverso gli appositi canali di segnalazioni delle violazioni di illeciti o irregolarità, c.d. Whistleblowing.
- IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO.
Il titolare del trattamento dei dati è ASA Azienda Servizi Ambientali S.r.l. con sede in Via San Vincenzo,18 a Corinaldo (AN) e-mail info@asambiente.it.
- LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI.
I trattamenti connessi hanno luogo in Italia e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione all’estero o in Paesi extra UE.
- FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.
I dati forniti dal segnalante - al fine di comunicare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio con Azienda Servizi Ambientali S.r.l. commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con il medesimo - vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
- DATI TRATTATI
I dati personali trattati sono quelli da lei comunicati in una delle modalità previste dalla Procedura di ASA che regola le segnalazioni di Whistleblowing. In particolare i dati trattati dal Titolare sono “nome”, “cognome”, “indirizzo e-mail” i quali, ovviamente, vengono associati al suo “status di whistleblower”, che rappresenta quindi un ulteriore suo dato trattato.
- MANCATO CONFERIMENTO DEI DATI DI IDENTIFICAZIONE DEL SEGNALANTE
Il conferimento dei dati identificativi del segnalante comporta l’avvio della procedura di valutazione della segnalazione secondo i protocolli di cui la società si è dotata. Il segnalante, limitatamente all’utilizzo della posta ordinaria e della piattaforma online, può decidere di agire in forma anonima e non fornire quindi i suoi dati in modo da non rendere conoscibile la sua identità al Soggetto Preposto alla Segnalazione. Le segnalazioni pervenute in forma anonima vengono gestite dall’azienda come ordinarie.
- BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica in base alla quale vengono trattati i dati personali – per ciò che concerne i trattamenti elementari di raccolta, registrazione, conservazione, uso e distruzione - è costituita dall’art.6 comma 1 lett. c) e lett. e) GDPR (rispettivamente per adempiere un obbligo legale al quale il Titolare è soggetto e per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico). Per ciò che concerne invece un eventuale trattamento elementare di comunicazione, in alcuni casi ha come base legale l’art. 6 comma 1 lett. a (consenso) del GDPR ma potrebbe anche basarsi, in un caso specifico, sull’art. 6 comma 1 lett. c ( per adempiere un obbligo legale), come meglio indicato al punto 8 dii questa Informativa.
- TEMPI DI CONSERVAZIONE
I dati personali sono conservati per un arco di tempo funzionale al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti ovvero per la gestione della segnalazione. In ogni caso, i dati saranno conservati per la durata massima di 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
- CHI TRATTERA’ E CON CHI CONDIVIDIAMO I DATI RACCOLTI
I suoi dati personali saranno trattati, per ciò che concerne i trattamenti elementari di raccolta, registrazione, conservazione, uso e distruzione, aventi come basi legali l’obbligo di legge per il Titolare (art. 6, comma 1 lett. c) e l’esecuzione di un compito di interesse pubblico (art. 6 comma 1 lett. e) saranno trattati dal Responsabile della Prevenzione Corruzione e Trasparenza (RPCT) che comunque agisce direttamente sotto l’autorità del Titolare del Trattamento. Qualora sia necessario coinvolgere altre figure interne o esterne (es. consulenti) all’azienda nell’indagine, RPCT avrà cura di anonimizzare i dati.
L’autorizzazione al trattamento sarà formalizzata dal Titolare secondo le disposizioni presenti all’art. 29 del GDPR e quindi sempre e solo in forma scritta e solo dopo che RPCT sia stato formato sui temi del GDPR e sulle responsabilità connesse al loro ruolo di autorizzati.
Il D.Lgs.24/2023 riconosce al segnalato il diritto di richiedere l’accesso all’identità del segnalante così da esercitare il suo diritto alla difesa. In tal caso, la comunicazione dei suoi dati personali avverrà solo dietro suo espresso consenso scritto, ai sensi dell’articolo 6 comma 1 lett. A.
Inoltre, per la sola gestione del canale elettronico e per i trattamenti elementari sopra indicati, i suoi dati personali saranno trattati dalla società fornitrice del sistema informatico usato per veicolare all’RPCT la sua segnalazione. In questa ottica la società è stata responsabilizzata ai temi del rispetto del GDPR secondo le indicazioni presenti nell’art. 28 del Regolamento e pertanto è stata nominata Responsabile del Trattamento.
- MODALITA’ DEL TRATTAMENTO.
Le segnalazioni di illeciti sono trattate dai soggetti preposti alla ricezione e analisi delle segnalazioni con le modalità previste nella “Procedura per la segnalazione di sospetti” reperibile sul sito aziendale e diffusa ai soggetti interessati, e costituite da:
- invio per posta raccomandata;
- cassetta dei suggerimenti;
- piattaforma on line disponibile al link Amministrazione Trasparente del sito aziendale;
- canale orale
I dati personali, trasmessi con qualsiasi mezzo tra quelli sopra elencati, sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Il Titolare, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, verifica periodicamente che siano garantite la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati.
- DIRITTI DEGLI INTERESSATI.
Alle condizioni previste di volta in volta dai singoli articoli, Lei ha il diritto di esercitare i diritti previsti dall’art. 7, 8, 9 e 10 del Codice Privacy e dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR e, in particolare, di chiederci:
- l’accesso ai Suoi dati personali;
- la copia dei dati personali che Lei ci ha fornito (c.d. portabilità);
- la rettifica dei dati in nostro possesso;
- la cancellazione di qualsiasi dato per il quale non abbiamo più alcun presupposto giuridico per il trattamento;
- l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile;
- la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
- la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.
L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di nostri interessi (ad esempio il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.
Chiunque dovesse avere dubbi riguardanti il rispetto della politica per la tutela della privacy può contattarci tramite e-mail all’indirizzo: info@asambiente.it. Tuttavia, se lo desidera, Lei potrà inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, all’autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti:
Garante per la protezione dei dati personali – Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 ROMA – Fax: (+39) 06.69677.3785 – Telefono: (+39) 06.696771 – E-mail: garante@gpdp.it – Posta certificata: protocollo@pec.gpdp.it.
